Que doit contenir un registre de kilométrage conforme à l'IRS ?

Quelles mentions un registre de kilométrage IRS doit-il comporter ?

La Publication 463 de l'IRS exige que les frais de voiture soient justifiés par des relevés suffisants indiquant le montant, la date, le lieu et le motif professionnel de chaque utilisation. Pour un véhicule, cela signifie les miles de chaque usage professionnel, le total des miles de l'année et la date à laquelle vous avez commencé à utiliser la voiture pour votre activité, consignés dans « un livre de comptes, un agenda, un carnet de bord, un état de frais, des feuilles de route ou un relevé similaire ».

Selon la Publication 463, un relevé tenu sur ordinateur vaut relevé écrit suffisant. Un tableur ou une app est donc aussi valable qu'un carnet papier, à condition que chaque trajet professionnel comporte les cinq champs ci-dessous et que l'année se clôture sur un total de miles.

Source : IRS, Publication 463, chapitre Recordkeeping (tenue des relevés).

• Total des miles de l'année. Notez le relevé du compteur au début et à la fin de l'année. La différence donne votre kilométrage total, que l'IRS demande en plus des miles professionnels.
• Pourcentage d'usage professionnel. Miles professionnels divisés par miles totaux. Pour 8 000 miles professionnels sur 14 000 au total, l'usage professionnel est de 57,1 %. Il compte surtout si vous déduisez les frais réels ou l'amortissement au lieu du barème standard.

Modèle de registre de kilométrage IRS : à quoi doit ressembler une page ?

Un modèle de registre de kilométrage IRS demande une ligne par trajet professionnel et six colonnes : date, départ et arrivée, motif professionnel, compteur au départ, compteur à l'arrivée et miles. Un registre PDF gratuit à imprimer, un tableur ou un cahier tracé à la main font tous l'affaire, tant que les colonnes correspondent à ce que demande la Publication 463.

Un bon modèle clôt aussi chaque semaine sur un total de miles professionnels, et l'année sur les relevés du compteur du premier et du dernier jour. Remplir les colonnes du compteur permet à n'importe qui de vérifier la colonne des miles, et rattache chaque trajet au relevé réel du véhicule plutôt qu'à une estimation.

Qu'est-ce qu'un registre de kilométrage « tenu à temps » pour l'IRS ?

Un registre de kilométrage est tenu à temps lorsqu'il est rempli au moment du trajet ou peu après. La Publication 463 précise qu'« un relevé tenu à temps a plus de valeur qu'une déclaration établie plus tard, quand les souvenirs précis font généralement défaut », et qu'un registre tenu chaque semaine, retraçant l'usage de la semaine, est considéré comme tenu à temps.

Reconstituer une année de miles professionnels d'une traite avant la déclaration est l'erreur la plus courante. Un total estimé en avril n'est rattaché à aucun trajet, aucune date ni aucun motif précis : le contrôleur n'a rien pour le vérifier et peut le rejeter. Un registre hebdomadaire est le minimum pratique ; un registre quotidien est plus sûr.

• Notez le jour même. Même une note d'une ligne (« mar., banque puis fournisseur, 34 mi ») vaut mieux qu'une entrée parfaite rédigée des mois plus tard.
• Écrivez le motif tant que vous vous en souvenez. Les distances se reconstituent sur une carte ; la raison d'un trajet, généralement pas.
• Clôturez chaque semaine. Un bilan hebdomadaire de cinq minutes repère les trajets manquants tant que l'agenda est encore frais, et le registre hebdomadaire est justement l'exemple de relevé tenu à temps que donne l'IRS lui-même.

Un registre de kilométrage peut-il ne couvrir qu'une partie de l'année ?

Oui, dans certains cas. La Publication 463 autorise l'échantillonnage : vous pouvez tenir un relevé suffisant pendant une partie de l'année fiscale et vous en servir pour prouver l'usage professionnel sur toute l'année, mais vous devez montrer par d'autres éléments que la période échantillonnée est représentative de votre usage de la voiture sur l'année entière. Une saison de conduite inhabituelle ne convient pas.

La Publication 463 assouplit aussi la colonne du motif pour les tournées répétées. Un commercial qui rend visite à ses clients sur une tournée établie peut noter une seule fois la longueur de la tournée, puis la date de chaque trajet au moment ou peu après, ainsi que le total des miles de l'année, sans écrire de motif pour chaque trajet.

Quels miles comptent comme miles professionnels ?

Les miles professionnels sont ceux parcourus pour votre activité : rendre visite à des clients, aller d'un chantier à un autre, chercher des fournitures, se rendre à un rendez-vous d'affaires. La Publication 463 considère le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail principal ou habituel comme un trajet domicile-travail personnel, et précise que vous « ne pouvez pas déduire les frais de trajet domicile-travail, quelle que soit la distance entre votre domicile et votre lieu de travail habituel ».

Quand un même trajet mêle arrêts professionnels et personnels, ne notez que la part professionnelle. La Publication 463 ajoute que si vous n'allez pas directement d'un lieu de travail à un autre pour une raison personnelle, vous ne pouvez pas déduire plus que ce qu'aurait coûté le trajet direct.

• En général professionnel : du lieu de travail chez un client, d'un chantier à un autre, du lieu de travail chez un fournisseur, un rendez-vous d'affaires hors de votre lieu de travail habituel.
• En général personnel : du domicile à votre bureau habituel, les arrêts personnels au milieu d'un trajet professionnel, les courses du week-end, du domicile à un emploi à temps partiel un jour de congé de votre emploi principal.
• Deux lieux de travail dans la même journée : le trajet du premier lieu de travail au second est déductible, que les deux relèvent ou non du même employeur.
• Lieu de travail temporaire : si vous avez un lieu de travail habituel hors de chez vous, l'aller-retour entre le domicile et un lieu temporaire pour la même activité est déductible. Un travail censé durer 1 an ou moins est en général temporaire.
• Bureau à domicile : si votre bureau à domicile est votre établissement principal, les trajets du domicile vers un autre lieu de travail de la même activité sont déductibles. C'est la Publication 587 de l'IRS qui fixe les critères.

Quel est le barème kilométrique de l'IRS pour 2026 ?

L'IRS a fixé deux barèmes professionnels pour 2026. Selon la page de l'IRS sur les barèmes kilométriques standard, le taux professionnel est de 72,5 cents par mile de janvier à juin 2026 et de 76 cents par mile de juillet à décembre 2026. Le taux médical est passé de 20,5 à 23,5 cents, et le taux pour le bénévolat caritatif est resté à 14 cents.

Comme le taux a changé en cours d'année, un registre de kilométrage 2026 doit dater chaque trajet. Un registre qui indique seulement « 8 000 miles professionnels » ne peut pas être réparti entre les deux taux, alors qu'un registre daté le peut. L'exemple chiffré ci-dessous prend 5 000 miles au premier semestre et 3 000 au second.

Source : IRS, barèmes kilométriques standard, vérifié en septembre 2026. Le taux professionnel 2025 était de 70 cents par mile.

Comment calculer sa déduction kilométrique 2026 avec deux taux ?

Multipliez les miles professionnels parcourus sur chaque semestre de 2026 par le taux de ce semestre, puis additionnez les deux résultats. Avec 5 000 miles professionnels de janvier à juin et 3 000 de juillet à décembre, la déduction est de 3 625 $ plus 2 280 $, soit 5 905 $ au total au barème standard.

Appliquer un seul taux aux 8 000 miles donne un résultat faux dans les deux sens : 5 800 $ à 72,5 cents sous-estime la déduction de 105 $, et 6 080 $ à 76 cents la surestime de 175 $. Seul un registre qui date chaque trajet justifie la bonne répartition.

Qui peut déduire ses miles professionnels, et quand faut-il choisir le barème standard ?

Les travailleurs indépendants déduisent leurs frais de voiture sur le Schedule C ou le Schedule F, selon le Topic 510 de l'IRS. La plupart des salariés ne peuvent pas déduire les miles non remboursés ; le Topic 510 cite les réservistes des forces armées, les artistes du spectacle remplissant les conditions et les fonctionnaires rémunérés à l'acte comme les salariés qui déclarent leurs frais de voiture sur le Form 2106.

Pour utiliser le barème standard avec une voiture dont vous êtes propriétaire, vous devez le choisir dès la première année où la voiture est disponible pour votre activité ; les années suivantes, vous pouvez passer du barème standard aux frais réels et inversement. Pour une voiture en location longue durée, le barème standard doit être utilisé pendant toute la durée du contrat. Il n'est pas autorisé si vous utilisez cinq voitures ou plus en même temps pour votre activité.

Papier, tableur ou app : quel format de registre de kilométrage choisir ?

Les trois formats de registre de kilométrage sont acceptés par l'IRS si chaque trajet professionnel porte sa date, sa destination, son motif et ses miles. La différence pratique tient aux chances que chaque format soit vraiment tenu, trajet après trajet, pendant douze mois, et à la facilité avec laquelle on peut le totaliser et le répartir au changement de taux de juillet.

Quel que soit le format, gardez une copie que vous maîtrisez. Avec une app, vérifiez que le registre peut s'exporter en fichier CSV ou PDF, car l'IRS peut vous le demander trois ans après votre déclaration.

Combien de temps faut-il conserver un registre de kilométrage ?

Conservez un registre de kilométrage au moins 3 ans à compter de la date de dépôt de la déclaration qui demande la déduction, selon la Publication 463 ; une déclaration déposée en avance est réputée déposée à la date limite. Si vous amortissez la voiture, la Publication 463 exige aussi des relevés de son usage professionnel pour chaque année de la période d'amortissement, qui peut être plus longue.

Stockez une copie du registre de chaque année ailleurs que sur le téléphone ou le carnet où il a été rédigé, avec les relevés du compteur du premier et du dernier jour de l'année. Beaucoup de propriétaires conservent tout simplement leurs relevés kilométriques aussi longtemps qu'ils gardent le véhicule.

L'essentiel : un registre de kilométrage conforme à l'IRS

Les règles ci-dessus, en six lignes. Il s'agit d'informations générales, pas d'un conseil fiscal : pour votre propre situation, adressez-vous à un professionnel de la fiscalité.

• Chaque trajet professionnel exige sa date, sa destination, son motif professionnel et ses miles ; l'année exige le total des miles, prouvé par les relevés du compteur au début et à la fin.
• Le format est libre : papier, tableur ou app conviennent tous. Ce que l'IRS vérifie, c'est le détail et la tenue à temps.
• Notez sur le moment ou peu après : un registre hebdomadaire est l'exemple même de relevé tenu à temps donné par l'IRS ; une année reconstituée de mémoire est le point faible de la plupart des contrôles.
• Le trajet domicile-travail n'est pas professionnel : aller du domicile à votre lieu de travail habituel reste personnel, quelle que soit la distance.
• 2026 compte deux taux professionnels : 72,5 cents par mile jusqu'au 30 juin et 76 cents à partir du 1er juillet, donc chaque entrée doit être datée.
• Conservez le registre 3 ans après la déclaration, plus longtemps si vous amortissez la voiture.

Tenir un registre de kilométrage IRS sur iPhone sans rien écrire à la main

WrenchTime n'est pas un logiciel fiscal et ne décide pas de ce qui est déductible ; il enregistre les faits bruts à partir desquels se construit un registre de kilométrage. Associez une fois votre autoradio en Bluetooth, et chaque trajet s'enregistre tout seul avec sa date, ses adresses de départ et d'arrivée, sa distance et sa durée, puis ajoute sa distance au compteur du véhicule avec une piste d'audit complète. Le guide du suivi automatique du kilométrage explique comment fonctionne la détection.

Ajoutez une étiquette Professionnel à un trajet et le client ou le chantier dans sa note, et le motif professionnel est écrit le jour même où vous roulez. Au moment de la déclaration, l'export PDF par véhicule liste le départ et l'arrivée de chaque trajet avec date et adresse, la distance, les étiquettes et les notes, avec les totaux, et peut être restreint à l'étiquette Professionnel. L'historique des trajets est conservé indéfiniment, sauf si vous le raccourcissez dans Réglages, Données et iCloud.

Les exports CSV et PDF sont inclus dans la version gratuite, qui enregistre jusqu'à 10 trajets par semaine pour 1 véhicule ; WrenchTime Pro lève ces limites. Si vous passez un jour à la méthode des frais réels, le guide du carnet d'entretien de la voiture indique quels justificatifs conserver avec le registre.