Was braucht ein Fahrtenbuch für den IRS?

Was muss ein IRS-konformes Fahrtenbuch enthalten?

IRS Publication 463 verlangt, dass Autokosten durch ausreichende Aufzeichnungen belegt sind, die Betrag, Zeitpunkt, Ort und geschäftlichen Zweck jeder Nutzung zeigen. Bei einem Fahrzeug heißt das: die Meilen jeder geschäftlichen Nutzung, die Gesamtmeilen des Jahres und das Datum, ab dem du das Auto geschäftlich genutzt hast, festgehalten in „einem Kassenbuch, Tagebuch, Fahrtenbuch, einer Spesenaufstellung, Fahrtenzetteln oder einer ähnlichen Aufzeichnung“.

Laut Publication 463 gilt auch eine am Computer geführte Aufzeichnung als ausreichender schriftlicher Nachweis. Eine Tabelle oder eine App ist damit genauso gültig wie ein Fahrtenbuch aus Papier, sofern jede Geschäftsfahrt die fünf Felder unten enthält und das Jahr mit einer Gesamtmeilenzahl abschließt.

Quelle: IRS Publication 463, Kapitel „Recordkeeping“ (Aufzeichnungspflichten).

• Gesamtmeilen des Jahres. Notiere den Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Jahres. Die Differenz sind deine Gesamtmeilen, die der IRS zusätzlich zu den geschäftlichen Meilen verlangt.
• Anteil der geschäftlichen Nutzung. Geschäftliche Meilen geteilt durch Gesamtmeilen. Bei 8.000 geschäftlichen von insgesamt 14.000 Meilen liegt der geschäftliche Anteil bei 57,1 %. Das zählt vor allem, wenn du statt des Standardsatzes die tatsächlichen Kosten oder Abschreibungen absetzt.

Vorlage für ein IRS-Fahrtenbuch: Wie sieht eine Seite aus?

Eine Vorlage für ein IRS-Fahrtenbuch braucht eine Zeile pro Geschäftsfahrt und sechs Spalten: Datum, von und nach, geschäftlicher Zweck, Kilometerstand zu Beginn, Kilometerstand am Ende und Meilen. Ein kostenloses Fahrtenbuch als PDF zum Ausdrucken, eine Tabelle oder ein von Hand liniertes Notizbuch funktionieren gleichermaßen, solange die Spalten dem entsprechen, was Publication 463 verlangt.

Eine gute Vorlage schließt außerdem jede Woche mit der Summe der geschäftlichen Meilen ab und das Jahr mit den Kilometerständen vom ersten und letzten Tag. Sind die Spalten mit dem Kilometerstand ausgefüllt, kann jeder die Meilenspalte nachprüfen, und jede Fahrt hängt am tatsächlichen Stand des Fahrzeugs statt an einer Schätzung.

Wann gilt ein Fahrtenbuch für den IRS als „zeitnah“?

Ein Fahrtenbuch ist zeitnah, wenn es zum Zeitpunkt der Fahrt oder kurz danach geführt wird. Publication 463 hält fest, dass „eine zeitnah geführte Aufzeichnung mehr Wert hat als eine später erstellte Aufstellung, wenn in der Regel die genaue Erinnerung fehlt“, und dass ein wöchentlich geführtes Fahrtenbuch, das die Nutzung der Woche erfasst, als zeitnah geführte Aufzeichnung gilt.

Ein ganzes Jahr geschäftlicher Meilen kurz vor der Steuererklärung in einem Rutsch zu rekonstruieren, ist der häufigste Fehler beim Fahrtenbuch. Eine im April geschätzte Summe hängt an keinen konkreten Fahrten, Daten oder Zwecken, sodass ein Prüfer nichts hat, womit er sie abgleichen kann, und sie ablehnen darf. Ein wöchentliches Fahrtenbuch ist das praktische Minimum, ein tägliches ist sicherer.

• Noch am selben Tag eintragen. Schon eine einzeilige Notiz („Di., Bank, dann Lieferant, 34 mi“) schlägt einen perfekten Eintrag, der erst Monate später entsteht.
• Den Zweck notieren, solange du ihn noch weißt. Strecken lassen sich mit einer Karte rekonstruieren, der Grund einer Fahrt meist nicht.
• Jede Woche abschließen. Ein fünfminütiger Wochenrückblick findet fehlende Fahrten, solange der Kalender noch frisch ist, und ein wöchentliches Fahrtenbuch ist genau das Beispiel für eine zeitnahe Aufzeichnung, das der IRS selbst nennt.

Darf ein Fahrtenbuch nur einen Teil des Jahres abdecken?

Ja, in manchen Fällen. Publication 463 erlaubt Stichproben: Du kannst für einen Teil des Steuerjahres ausreichende Aufzeichnungen führen und damit die geschäftliche Nutzung für das ganze Jahr belegen, musst aber mit anderen Nachweisen zeigen, dass der erfasste Zeitraum repräsentativ dafür ist, wie du das Auto das ganze Jahr über genutzt hast. Eine Saison mit ungewöhnlich viel oder wenig Fahren reicht dafür nicht.

Außerdem lockert Publication 463 die Zweckspalte bei wiederkehrenden Routen. Ein Außendienstmitarbeiter, der Kunden entlang einer festen Route besucht, kann die Länge der Route einmal notieren, dann zeitnah das Datum jeder Fahrt und dazu die Gesamtmeilen des Jahres, ohne für jede Fahrt einen Zweck aufzuschreiben.

Welche Meilen zählen als geschäftliche Meilen?

Geschäftliche Meilen sind Meilen, die du für dein Gewerbe oder deine berufliche Tätigkeit fährst: Kundenbesuche, Fahrten zwischen Baustellen, Materialabholung, der Weg zu einem Geschäftstermin. Publication 463 behandelt Fahrten zwischen deiner Wohnung und deinem Haupt- oder regelmäßigen Arbeitsort als privaten Arbeitsweg und sagt, dass du „Kosten für den Arbeitsweg nicht absetzen kannst, egal wie weit deine Wohnung von deinem regelmäßigen Arbeitsort entfernt ist“.

Mischt eine Fahrt geschäftliche und private Stopps, trägst du nur den geschäftlichen Teil ein. Publication 463 ergänzt: Fährst du aus privaten Gründen nicht direkt von einem Arbeitsort zum anderen, kannst du nicht mehr absetzen, als die direkte Fahrt gekostet hätte.

• In der Regel geschäftlich: vom Arbeitsort zu einem Kunden, von einer Baustelle zur nächsten, vom Arbeitsort zu einem Lieferanten, zu einem Geschäftstermin außerhalb deines regelmäßigen Arbeitsorts.
• In der Regel privat: von zu Hause zu deinem regelmäßigen Büro, private Stopps mitten in einer Geschäftsfahrt, Besorgungen am Wochenende, von zu Hause zu einem Nebenjob an einem freien Tag deines Hauptjobs.
• Zwei Arbeitsorte an einem Tag: Die Fahrt vom ersten zum zweiten Arbeitsort ist absetzbar, unabhängig davon, ob du an beiden für denselben Arbeitgeber arbeitest.
• Vorübergehender Arbeitsort: Hast du einen regelmäßigen Arbeitsort außerhalb deiner Wohnung, ist die Hin- und Rückfahrt von zu Hause zu einem vorübergehenden Arbeitsort in derselben Tätigkeit absetzbar. Arbeit, die voraussichtlich 1 Jahr oder weniger dauert, gilt in der Regel als vorübergehend.
• Homeoffice: Gilt dein Homeoffice als Hauptort deiner Geschäftstätigkeit, sind Fahrten von zu Hause zu einem anderen Arbeitsort in derselben Tätigkeit absetzbar. Die Kriterien dafür legt IRS Publication 587 fest.

Wie hoch ist der IRS-Meilensatz 2026?

Der IRS hat für 2026 zwei Meilensätze für Geschäftsfahrten festgelegt. Laut der IRS-Seite zu den Standard-Meilensätzen beträgt der Satz für Geschäftsfahrten von Januar bis Juni 2026 72,5 Cent pro Meile und von Juli bis Dezember 2026 76 Cent pro Meile. Der Satz für medizinisch bedingte Fahrten stieg von 20,5 auf 23,5 Cent, der für gemeinnützige Fahrten blieb bei 14 Cent.

Weil sich der Satz mitten im Jahr geändert hat, braucht ein Fahrtenbuch für 2026 ein Datum bei jeder Fahrt. Ein Fahrtenbuch, in dem nur „8.000 geschäftliche Meilen“ steht, lässt sich nicht auf die beiden Sätze aufteilen, ein datiertes schon. Das Rechenbeispiel unten geht von 5.000 Meilen im ersten Halbjahr und 3.000 Meilen im zweiten aus.

Quelle: IRS, Standard mileage rates, Stand September 2026. Der Satz für Geschäftsfahrten lag 2025 bei 70 Cent pro Meile.

Wie berechnet man den Meilenabzug 2026 mit zwei Sätzen?

Multipliziere die geschäftlichen Meilen jeder Jahreshälfte 2026 mit dem Satz dieser Hälfte und addiere die beiden Ergebnisse. Bei 5.000 geschäftlichen Meilen von Januar bis Juni und 3.000 von Juli bis Dezember beträgt der Abzug 3.625 $ plus 2.280 $, also insgesamt 5.905 $ nach dem Standard-Meilensatz.

Einen einzigen Satz auf alle 8.000 Meilen anzuwenden, führt in beide Richtungen zum falschen Ergebnis: 5.800 $ zu 72,5 Cent setzen den Abzug um 105 $ zu niedrig an, 6.080 $ zu 76 Cent um 175 $ zu hoch. Nur ein Fahrtenbuch mit einem Datum bei jeder Fahrt belegt die korrekte Aufteilung.

Wer darf geschäftliche Meilen absetzen, und wann muss man den Standardsatz wählen?

Selbstständige setzen Autokosten laut IRS Topic 510 auf Schedule C oder Schedule F ab. Die meisten Arbeitnehmer können nicht erstattete Meilen nicht absetzen; Topic 510 nennt Reservisten der Streitkräfte, qualifizierte darstellende Künstler und auf Gebührenbasis bezahlte Amtsträger als die Arbeitnehmer, die Autokosten auf Form 2106 geltend machen.

Um den Standard-Meilensatz für ein eigenes Auto zu nutzen, musst du ihn im ersten Jahr wählen, in dem das Auto für deine Geschäftstätigkeit zur Verfügung steht; in späteren Jahren kannst du zwischen Standardsatz und tatsächlichen Kosten wechseln. Bei einem geleasten Auto musst du den Standardsatz für die gesamte Leasingdauer verwenden. Der Standardsatz ist nicht erlaubt, wenn du fünf oder mehr Autos gleichzeitig geschäftlich nutzt.

Papier, Tabelle oder App: Welches Fahrtenbuch-Format funktioniert?

Alle drei Formate akzeptiert der IRS, wenn jede Geschäftsfahrt Datum, Ziel, Zweck und Meilen trägt. Der praktische Unterschied liegt darin, wie wahrscheinlich ein Format zwölf Monate lang Fahrt für Fahrt gepflegt wird und wie leicht es sich summieren und an der Satzänderung im Juli aufteilen lässt.

Egal welches Format: Bewahre eine Kopie auf, über die du selbst verfügst. Prüfe bei einer App, ob sich das Fahrtenbuch als CSV- oder PDF-Datei exportieren lässt, denn der IRS kann es noch drei Jahre nach der Steuererklärung anfordern.

Wie lange muss man ein Fahrtenbuch aufbewahren?

Bewahre ein Fahrtenbuch laut Publication 463 mindestens 3 Jahre ab dem Tag auf, an dem du die Steuererklärung mit dem Abzug einreichst; eine vorzeitig eingereichte Erklärung gilt als am Fälligkeitstag eingereicht. Schreibst du das Auto ab, verlangt Publication 463 zusätzlich Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung für jedes Jahr des Abschreibungszeitraums, der länger dauern kann.

Speichere eine Kopie des Fahrtenbuchs jedes Jahres an einem anderen Ort als dem Telefon oder Notizbuch, in dem es geführt wurde, zusammen mit den Kilometerständen vom ersten und letzten Tag des Jahres. Viele Halter bewahren ihre Meilenaufzeichnungen einfach so lange auf, wie ihnen das Fahrzeug gehört.

Das Wichtigste: IRS-konformes Fahrtenbuch

Die Regeln oben in sechs Zeilen. Das ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung: Sprich für deine eigene Situation mit einem Steuerberater.

• Jede Geschäftsfahrt braucht Datum, Ziel, geschäftlichen Zweck und Meilen; das Jahr braucht die Gesamtmeilen, belegt durch den Kilometerstand zu Beginn und am Ende.
• Das Format ist frei: Papier, Tabelle oder App sind alle zulässig. Geprüft werden Vollständigkeit und Zeitnähe.
• Zeitnah eintragen: Ein wöchentliches Fahrtenbuch ist das eigene Beispiel des IRS für eine zeitnahe Aufzeichnung; ein aus dem Gedächtnis rekonstruiertes Jahr ist bei den meisten Prüfungen die Schwachstelle.
• Der Arbeitsweg zählt nicht als geschäftliche Meilen: Die Fahrt von zu Hause zu deinem regelmäßigen Arbeitsort ist privat, egal wie weit.
• 2026 gibt es zwei Sätze für Geschäftsfahrten: 72,5 Cent pro Meile bis 30. Juni und 76 Cent ab 1. Juli, deshalb braucht jeder Eintrag ein Datum.
• Bewahre das Fahrtenbuch 3 Jahre ab Einreichung auf, länger, wenn du das Auto abschreibst.

IRS-Fahrtenbuch auf dem iPhone führen, ohne von Hand zu schreiben

WrenchTime ist kein Steuerprodukt und entscheidet nicht, was absetzbar ist; es erfasst die Rohdaten, aus denen ein Fahrtenbuch entsteht. Kopple dein Autoradio einmal per Bluetooth, und jede Fahrt zeichnet sich selbst auf, mit Datum, Start- und Zieladresse, Strecke und Dauer, und addiert ihre Strecke mit vollständiger Nachvollziehbarkeit auf den Kilometerstand des Fahrzeugs. Der Ratgeber zum automatischen Fahrtenbuch erklärt, wie die Erkennung funktioniert.

Gib einer Fahrt das Tag „Geschäftlich“ und schreib den Kunden oder Auftrag in ihre Notiz, dann steht der geschäftliche Zweck schon am Tag der Fahrt fest. Zur Steuerzeit listet der PDF-Export je Fahrzeug Start und Ziel jeder Fahrt mit Datum und Adresse, Strecke, Tags und Notizen samt Summen auf und lässt sich auf das Tag „Geschäftlich“ eingrenzen. Der Fahrtenverlauf bleibt unbegrenzt erhalten, außer du verkürzt ihn unter Einstellungen, Daten & iCloud.

CSV- und PDF-Export sind in der kostenlosen Version enthalten, die bis zu 10 Fahrten pro Woche für 1 Fahrzeug aufzeichnet; WrenchTime Pro hebt diese Grenzen auf. Falls du jemals zur Methode der tatsächlichen Kosten wechselst, erklärt der Ratgeber zu Wartungsnachweisen fürs Auto, welche Belege du zusammen mit dem Fahrtenbuch aufbewahren solltest.