¿Qué necesita un registro de millas válido para el IRS?

¿Qué debe incluir un registro de millas válido para el IRS?

La Publication 463 del IRS, la agencia tributaria de Estados Unidos, establece que los gastos del coche deben estar respaldados por registros adecuados que muestren el importe, el momento, el lugar y el motivo profesional de cada uso. En el caso de un vehículo, eso significa las millas de cada uso profesional, el total de millas del año y la fecha en que empezaste a usar el coche para trabajar, anotados en «un libro de cuentas, diario, registro, relación de gastos, hojas de viaje o documento similar».

Según la Publication 463, un registro llevado en un ordenador cuenta como registro escrito adecuado. Por eso una hoja de cálculo o una app valen tanto como una libreta en papel, siempre que cada viaje de trabajo recoja los cinco campos de abajo y el año se cierre con una cifra total de millas.

Fuente: IRS Publication 463, capítulo Recordkeeping (conservación de registros).

• Total de millas del año. Anota la lectura del cuentakilómetros al principio y al final del año. La diferencia es tu total de millas, que el IRS pide junto a las millas profesionales.
• Porcentaje de uso profesional. Millas profesionales divididas entre millas totales. Con 8.000 millas profesionales de 14.000 en total, el uso profesional es del 57,1 %. Importa sobre todo si deduces gastos reales o amortización en lugar de la tarifa estándar.

Plantilla de registro de millas para el IRS: cómo debe ser una página

Una plantilla de registro de millas para el IRS necesita una fila por cada viaje de trabajo y seis columnas: fecha, origen y destino, motivo profesional, cuentakilómetros al salir, cuentakilómetros al llegar y millas. Sirve un PDF imprimible gratuito, una hoja de cálculo o una libreta rayada a mano, siempre que las columnas coincidan con lo que pide la Publication 463.

Una buena plantilla también cierra cada semana con el total de millas profesionales y cierra el año con las lecturas del cuentakilómetros del primer y el último día. Rellenar las columnas del cuentakilómetros permite a cualquiera comprobar la columna de millas, y ata cada viaje a la lectura real del vehículo en lugar de a una estimación.

¿Qué significa llevar el registro de millas «a tiempo» para el IRS?

Un registro de millas se lleva a tiempo cuando se escribe en el momento del viaje o poco después. La Publication 463 afirma que «un registro llevado a tiempo tiene más valor que una declaración preparada después, cuando por lo general falta un recuerdo preciso», y que un registro semanal que recoja el uso de esa semana se considera llevado a tiempo.

Reconstruir un año de millas profesionales de una sentada antes de presentar la declaración es el error más habitual en un registro de millas. Un total estimado en abril no está vinculado a viajes, fechas ni motivos concretos, así que el inspector no tiene con qué contrastarlo y puede rechazarlo. Un registro semanal es el mínimo práctico; uno diario es más seguro.

• Anota el mismo día. Incluso una nota de una línea («mar., banco y luego proveedor, 34 mi») es mejor que una entrada perfecta escrita meses después.
• Escribe el motivo mientras lo recuerdas. Las distancias se pueden reconstruir con un mapa; el motivo de un viaje, normalmente no.
• Cierra cada semana. Un repaso semanal de cinco minutos detecta los viajes que faltan mientras la agenda aún está fresca, y un registro semanal es precisamente el ejemplo de registro a tiempo que da el propio IRS.

¿Puede un registro de millas cubrir solo una parte del año?

Sí, en algunos casos. La Publication 463 permite el muestreo: puedes llevar un registro adecuado durante una parte del año fiscal y usarlo para demostrar el uso profesional de todo el año, pero tienes que demostrar con otros medios que el periodo de muestra es representativo de cómo usaste el coche durante todo el año. Una temporada de conducción fuera de lo normal no sirve.

La Publication 463 también flexibiliza la columna del motivo en las rutas repetidas. Un comercial que visita a clientes a lo largo de una ruta fija puede anotar una sola vez la longitud de la ruta, y después la fecha de cada viaje en el momento o poco después, más el total de millas del año, sin escribir el motivo de cada viaje.

¿Qué millas cuentan como millas profesionales para el IRS?

Las millas profesionales son las que recorres para tu actividad o negocio: visitar clientes, ir de una obra a otra, recoger material, acudir a una reunión de trabajo. La Publication 463 considera desplazamiento personal el trayecto entre tu casa y tu lugar de trabajo principal o habitual, y dice que «no puedes deducir los gastos de desplazamiento al trabajo, por lejos que esté tu casa de tu lugar de trabajo habitual».

Cuando un mismo trayecto mezcla paradas de trabajo y personales, anota solo la parte profesional. La Publication 463 añade que, si no vas directamente de un lugar de trabajo a otro por un motivo personal, no puedes deducir más de lo que habría costado el trayecto directo.

• Normalmente profesional: del lugar de trabajo a un cliente, de una obra a otra, del lugar de trabajo a un proveedor, una reunión de trabajo fuera de tu lugar de trabajo habitual.
• Normalmente personal: de casa a tu oficina habitual, las paradas personales en mitad de un viaje de trabajo, los recados del fin de semana, de casa a un trabajo a tiempo parcial en un día libre de tu trabajo principal.
• Dos lugares de trabajo en un mismo día: el trayecto del primer lugar de trabajo al segundo es deducible, sean o no del mismo empleador.
• Lugar de trabajo temporal: si tienes un lugar de trabajo habitual fuera de casa, el viaje de ida y vuelta desde casa a un lugar temporal de la misma actividad es deducible. Un trabajo que se prevé que dure 1 año o menos suele considerarse temporal.
• Oficina en casa: si tu oficina en casa cumple los requisitos de lugar principal de actividad, los viajes desde casa a otro lugar de trabajo de la misma actividad son deducibles. La IRS Publication 587 fija los criterios.

¿Cuál es la tarifa por milla del IRS en 2026?

El IRS fijó dos tarifas profesionales por milla para 2026. Según la página de tarifas estándar por milla del IRS, la tarifa profesional es de 72,5 centavos por milla de enero a junio de 2026 y de 76 centavos por milla de julio a diciembre de 2026. La tarifa médica subió de 20,5 a 23,5 centavos, y la benéfica se quedó en 14 centavos.

Como la tarifa cambió a mitad de año, un registro de millas de 2026 necesita una fecha en cada viaje. Un registro que solo diga «8.000 millas profesionales» no se puede repartir entre las dos tarifas, y uno con fechas sí. El ejemplo práctico de abajo usa 5.000 millas en el primer semestre y 3.000 en el segundo.

Fuente: IRS, Standard mileage rates, consultado en septiembre de 2026. La tarifa profesional de 2025 era de 70 centavos por milla.

¿Cómo se calcula la deducción por millas de 2026 con dos tarifas?

Multiplica las millas profesionales de cada semestre de 2026 por la tarifa de ese semestre y suma los dos resultados. Con 5.000 millas profesionales de enero a junio y 3.000 de julio a diciembre, la deducción es de 3.625 $ más 2.280 $, es decir, 5.905 $ en total con la tarifa estándar por milla.

Aplicar una sola tarifa a las 8.000 millas da un resultado erróneo en los dos sentidos: 5.800 $ a 72,5 centavos se quedan cortos en 105 $, y 6.080 $ a 76 centavos se pasan en 175 $. Solo un registro con fecha en cada viaje respalda el reparto correcto.

¿Quién puede deducir las millas de trabajo y cuándo hay que elegir la tarifa estándar?

Los autónomos deducen los gastos del coche en el Schedule C o el Schedule F, según el IRS Topic 510. La mayoría de los asalariados no pueden deducir las millas no reembolsadas; el Topic 510 cita a los reservistas de las Fuerzas Armadas, a los artistas escénicos que cumplen los requisitos y a los funcionarios públicos retribuidos por honorarios como los asalariados que declaran gastos del coche en el Form 2106.

Para usar la tarifa estándar por milla con un coche de tu propiedad, debes elegirla en el primer año en que el coche está disponible para tu actividad; en los años siguientes puedes alternar entre la tarifa estándar y los gastos reales. Con un coche en leasing, la tarifa estándar debe usarse durante todo el contrato. La tarifa estándar no se permite si usas cinco o más coches para trabajar al mismo tiempo.

Papel, hoja de cálculo o app: ¿qué formato de registro de millas sirve?

El IRS acepta los tres formatos de registro de millas si cada viaje de trabajo recoge su fecha, destino, motivo y millas. La diferencia práctica está en la probabilidad de que cada formato se mantenga al día, viaje a viaje, durante doce meses, y en lo fácil que resulta sumarlo y repartirlo en el cambio de tarifa de julio.

Sea cual sea el formato, guarda una copia que controles tú. Con una app, comprueba que el registro se pueda exportar como archivo CSV o PDF, porque el IRS puede pedírtelo tres años después de que presentes la declaración.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de millas?

Guarda el registro de millas al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración en la que aplicas la deducción, según la Publication 463; una declaración presentada antes de plazo cuenta como presentada en la fecha límite. Si amortizas el coche, la Publication 463 también exige registros de su uso profesional para cada año del periodo de amortización, que puede ser más largo.

Guarda una copia del registro de cada año en un sitio distinto del teléfono o la libreta donde se escribió, junto con las lecturas del cuentakilómetros del primer y el último día del año. Muchos propietarios simplemente conservan los registros de millas mientras tienen el vehículo.

En resumen: registro de millas válido para el IRS

Las reglas anteriores, en seis líneas. Esto es información general, no asesoramiento fiscal: para tu caso concreto, habla con un asesor fiscal.

• Cada viaje de trabajo necesita su fecha, destino, motivo profesional y millas; el año necesita el total de millas, demostrado con las lecturas del cuentakilómetros al principio y al final.
• El formato es libre: papel, hoja de cálculo o app, todos valen. Lo que el IRS comprueba es el detalle y que se haya llevado a tiempo.
• Anota en el momento o poco después: un registro semanal es el propio ejemplo del IRS de registro llevado a tiempo; un año reconstruido de memoria es el punto débil de la mayoría de las inspecciones.
• El trayecto de casa al trabajo no son millas profesionales: de casa a tu lugar de trabajo habitual es personal, por lejos que esté.
• 2026 tiene dos tarifas profesionales: 72,5 centavos por milla hasta el 30 de junio y 76 centavos desde el 1 de julio, así que cada entrada necesita una fecha.
• Guarda el registro 3 años desde la declaración, o más si amortizas el coche.

Cómo llevar un registro de millas para el IRS en iPhone sin escribirlo a mano

WrenchTime no es un producto fiscal y no decide qué es deducible; registra los datos en bruto con los que se construye un registro de millas. Vincula una vez la radio del coche por Bluetooth y cada viaje se registra solo con su fecha, direcciones de salida y llegada, distancia y duración, y suma su distancia al cuentakilómetros del vehículo con un registro de auditoría completo. La guía del registro automático de kilómetros explica cómo funciona la detección.

Añade una etiqueta Trabajo a un viaje y el cliente o la obra en su nota, y el motivo profesional queda escrito el mismo día que conduces. Cuando llega la declaración, la exportación en PDF de cada vehículo lista la salida y la llegada de cada viaje con fecha y dirección, distancia, etiquetas y notas, con totales, y se puede limitar a la etiqueta Trabajo. El historial de viajes se conserva indefinidamente salvo que lo acortes en Ajustes, Datos e iCloud.

La exportación en CSV y PDF está incluida en la versión gratuita, que registra hasta 10 viajes por semana para 1 vehículo; WrenchTime Pro elimina esos límites. Si algún día pasas al método de gastos reales, la guía sobre registros de mantenimiento del coche explica qué recibos guardar junto al registro.