符合 IRS 規定的里程記錄需要記錄哪些內容？

符合 IRS 規定的里程記錄必須包含哪些內容？

IRS Publication 463（美國國稅局發布的第 463 號出版物）規定，汽車費用必須有充分的紀錄佐證，寫明每次使用的金額、時間、地點和業務目的。對車輛而言，這代表要記錄每次公務使用的里程、全年的總里程，以及開始把這輛車用於業務的日期，記在「帳簿、日記、日誌、費用報表、行程單或類似紀錄」中。

根據 Publication 463，保存在電腦上的紀錄同樣算是充分的書面紀錄。因此，試算表或 App 和紙本記錄簿一樣有效，前提是每次公務行程都填寫了下面五個欄位，並且年底有一個全年總里程數。

來源：IRS Publication 463，紀錄保存（Recordkeeping）一章。

• 全年總英里數。 在年初和年末各記下一次里程表讀數。兩者之差就是全年總里程，IRS 會要求你在提供商務英里數的同時一併提供。
• 業務使用比例。 商務英里數除以總英里數。如果總共 14,000 英里中有 8,000 英里是商務里程，業務使用比例就是 57.1%。如果你按實際費用或折舊抵稅，而不是用標準費率，這個比例最為關鍵。

IRS 里程記錄範本：一頁該長什麼樣？

IRS 里程記錄範本每次公務行程占一列，共六欄：日期、起點和終點、業務目的、出發時里程表讀數、抵達時里程表讀數，以及英里數。免費可列印的里程記錄 PDF、試算表或手工畫線的筆記本都可以，只要各欄與 Publication 463 的要求一致。

好的範本還會在每週結束時加總商務英里數，並在年底記下全年第一天和最後一天的里程表讀數。填上里程表兩欄，任何人都能核對英里數那一欄，也讓每次行程對應車輛的實際讀數，而不是估算值。

IRS 認為什麼樣的里程記錄算「及時」？

在行程當時或前後寫下的里程記錄才算及時。Publication 463 指出，「及時保存的紀錄比事後準備的陳述更有價值，因為事後通常難以準確回想」，而且按週記錄、說明當週用車情況的記錄，也被視為及時保存的紀錄。

報稅前一口氣補齊一整年的商務里程，是最常見的里程記錄錯誤。四月份估算出來的總數與具體的行程、日期和目的都對不上，審查人員無從核對，可以不予採認。每週記錄是實際可行的最低要求，每天記錄更穩妥。

• 當天就記。 哪怕只是一行備註（「週二，先去銀行再去供應商，34 mi」），也勝過幾個月後補寫的完美紀錄。
• 趁還記得時寫下目的。 距離可以事後照著地圖重算，行程的原因通常就補不回來了。
• 每週收尾一次。 每週花五分鐘回顧一下，可以趁行事曆還記憶猶新時找出漏記的行程；而按週記錄的做法，正是 IRS 自己舉出的及時紀錄的例子。

里程記錄可以只記錄一年中的一部分嗎？

在某些情況下可以。Publication 463 允許抽樣：你可以只為納稅年度中的一段時間保存充分的紀錄，並用它證明全年的業務使用情況，但必須用其他證據證明所抽樣的期間能代表你全年的用車方式。某個用車情況異常的季節不能作為樣本。

對於固定路線，Publication 463 也放寬了業務目的一欄的要求。沿著固定路線拜訪客戶的業務代表，可以只記錄一次路線長度，然後在每次行程當時或前後記下日期，再加上全年總英里數，而不必為每次行程寫明目的。

哪些里程算商務里程？

商務里程是為你的生意或職業而行駛的里程：拜訪客戶、往返於不同工地、採購物料、參加商務會議。Publication 463 把往返住家與主要或固定工作地點之間的駕駛視為個人通勤，並指出「無論你的住家離固定工作地點有多遠，都不能抵扣通勤費用」。

如果一次出行中既有公務停靠也有私人停靠，只記錄商務部分。Publication 463 還補充說，如果你因私人原因沒有從一個工作地點直接前往另一個，可抵扣的金額不能超過直接前往所需的費用。

• 通常屬於商務： 從工作地點去客戶處、從一個工地去另一個工地、從工作地點去供應商處，以及去固定工作地點以外的地方參加商務會議。
• 通常屬於個人： 從家到你的固定辦公室、商務行程途中的私人停靠、週末辦事，以及在主業休息日從家去兼職工作的地點。
• 一天兩個工作地點： 從第一個工作地點開到第二個工作地點的里程可以抵扣，無論兩者是否屬於同一雇主。
• 臨時工作地點： 如果你在住家以外有固定工作地點，從家往返同一業務的臨時工作地點的里程可以抵扣。預計持續 1 年或更短的工作，通常被視為臨時性的。
• 家庭辦公室： 如果你的家庭辦公室符合主要營業地點的條件，從家去同一業務的其他工作地點的行程可以抵扣。判斷標準見 IRS Publication 587。

2026 年 IRS 里程費率是多少？

IRS 為 2026 年設定了兩檔商務里程費率。根據 IRS 標準里程費率頁面，2026 年 1 月至 6 月的商務費率為每英里 72.5 美分，7 月至 12 月為每英里 76 美分。醫療費率從 20.5 美分調升到 23.5 美分，慈善費率維持在 14 美分不變。

由於費率在年中調整，2026 年的里程記錄每次行程都要寫日期。只寫著「8,000 商務英里」的記錄無法在兩檔費率之間拆分，而標了日期的記錄可以。下面的計算範例假設上半年 5,000 英里、下半年 3,000 英里。

來源：IRS，標準里程費率（Standard mileage rates），2026 年 9 月查閱。2025 年的商務費率為每英里 70 美分。

2026 年有兩檔費率，里程抵扣怎麼算？

把 2026 年上下半年各自的商務英里數分別乘以對應的費率，再把兩個結果相加。如果 1 月至 6 月有 5,000 商務英里，7 月至 12 月有 3,000 商務英里，按標準里程費率，抵扣額就是 $3,625 加 $2,280，合計 $5,905。

把同一個費率套用到全部 8,000 英里上，兩個方向都會出錯：按 72.5 美分算得 $5,800，少算了 $105；按 76 美分算得 $6,080，多算了 $175。只有每次行程都標了日期的記錄，才能支持正確的拆分。

誰可以抵扣商務里程？什麼時候必須選擇標準費率？

根據 IRS Topic 510，自營工作者在 Schedule C 或 Schedule F 上抵扣汽車費用。大多數受雇者不能抵扣未獲報銷的里程；Topic 510 列出的、可以用 Form 2106 申報汽車費用的受雇者，是武裝部隊預備役人員、符合條件的表演藝術工作者，以及按收費計酬的政府官員。

如果要對自有汽車使用標準里程費率，必須在這輛車首次可用於業務的那一年就選擇它；之後的年份可以在標準費率和實際費用之間切換。對於租賃汽車，整個租期內都必須使用標準費率。如果你同時有五輛或更多汽車用於業務，就不能使用標準費率。

紙本、試算表還是 App：哪種里程記錄格式可行？

只要每次公務行程都寫明日期、目的地、目的和英里數，這三種里程記錄格式 IRS 都接受。實際的差別在於：哪種格式更有可能在十二個月裡一趟一趟地堅持記下去，以及在 7 月費率調整時加總和拆分起來有多方便。

無論用哪種格式，都要保留一份由你自己掌控的副本。如果用 App，要確認記錄可以匯出為 CSV 或 PDF 檔案，因為 IRS 在你報稅三年後仍可能要求查看。

里程記錄應該保存多久？

根據 Publication 463，里程記錄至少要從你提交申報該抵扣的納稅申報表之日起保存 3 年；提前提交的申報表視為在截止日提交。如果你對汽車提列折舊，Publication 463 還要求保存折舊回收期內每一年的業務使用紀錄，這個期限可能更長。

把每年記錄的副本存放在寫記錄的手機或筆記本以外的地方，連同全年第一天和最後一天的里程表讀數一起保存。很多車主乾脆在擁有這輛車期間一直保留里程紀錄。

重點整理：符合 IRS 規定的里程記錄

以上規則，濃縮成六條。本文僅為一般資訊，不構成稅務建議：你自己的情況請諮詢稅務專業人士。

• 每次公務行程都需要 日期、目的地、業務目的和英里數；全年需要總英里數，並用年初和年末的里程表讀數來證明。
• 格式不限： 紙本、試算表或 App 都符合要求。IRS 看重的是細節是否完整、記錄是否及時。
• 在行程當時或前後記錄： 按週記錄正是 IRS 自己舉出的及時紀錄的例子；憑記憶補寫一整年，是大多數查核中的薄弱環節。
• 通勤不算商務里程： 從家到固定工作地點屬於個人用車，無論距離多遠。
• 2026 年有兩檔商務費率： 6 月 30 日及之前為每英里 72.5 美分，7 月 1 日起為 76 美分，所以每筆紀錄都需要日期。
• 記錄從報稅之日起保存 3 年， 如果對汽車提列折舊，保存時間還要更長。

在 iPhone 上記錄 IRS 里程，不用手寫

WrenchTime 不是報稅產品，也不判斷哪些費用可以抵扣；它記錄的是構成里程記錄的原始事實。只要透過藍牙配對一次車用音響，每次行程就會自動記錄日期、起點和終點地址、距離和時間長度，並把距離加到這輛車的里程表上，附帶完整的變更紀錄。自動里程記錄指南介紹了偵測的運作原理。

替行程加上「商務」標籤，並在備註裡寫下客戶或案件，業務目的就在你開車的當天記下了。到了報稅時，依車輛匯出的 PDF 會列出每次行程的起點和終點（含日期和地址）、距離、標籤和備註，並附加總，還可以只篩選「商務」標籤。行程歷史預設無限期保留，除非你在設定、資料與 iCloud 中縮短保留期限。

CSV 和 PDF 匯出都包含在免費版中，免費版每週最多記錄 10 次行程、支援 1 輛車；WrenchTime Pro 則取消這些限制。如果你之後改用實際費用法，汽車保養紀錄指南介紹了哪些收據需要和里程記錄一起保存。