O que um registro de quilometragem precisa ter para o IRS?

O que um registro de quilometragem precisa incluir para o IRS?

A Publication 463 do IRS diz que as despesas com o carro precisam ser comprovadas por registros adequados, que mostrem o valor, a data, o local e a finalidade profissional de cada uso. Para um veículo, isso significa as milhas de cada uso a trabalho, o total de milhas do ano e a data em que você começou a usar o carro a trabalho, anotados em "um livro de contas, diário, registro, demonstrativo de despesas, folhas de viagem ou registro semelhante".

Segundo a Publication 463, um registro mantido no computador vale como registro escrito adequado. Por isso uma planilha ou um app valem tanto quanto um caderno de papel, desde que cada viagem a trabalho tenha os cinco campos abaixo e o ano feche com um total de milhas.

Fonte: IRS Publication 463, capítulo Recordkeeping (manutenção de registros).

• Total de milhas do ano. Anote a leitura do hodômetro no início e no fim do ano. A diferença é o seu total de milhas, que o IRS pede junto com as milhas rodadas a trabalho.
• Percentual de uso profissional. Milhas a trabalho divididas pelo total de milhas. Com 8.000 milhas a trabalho num total de 14.000, o uso profissional é de 57,1%. Isso pesa mais se você deduz as despesas reais ou a depreciação em vez da tarifa padrão.

Modelo de registro de quilometragem do IRS: como deve ser uma página

Um modelo de registro de quilometragem para o IRS precisa de uma linha por viagem a trabalho e seis colunas: data, origem e destino, finalidade profissional, hodômetro no início, hodômetro no fim e milhas. Um registro de quilometragem gratuito em PDF para imprimir, uma planilha ou um caderno pautado à mão servem, desde que as colunas correspondam ao que a Publication 463 pede.

Um bom modelo também fecha cada semana com o total de milhas a trabalho e fecha o ano com as leituras do hodômetro do primeiro e do último dia. Preencher as colunas do hodômetro permite que qualquer pessoa confira a coluna de milhas, e amarra cada viagem à leitura real do veículo em vez de a uma estimativa.

Quando um registro de quilometragem é "feito a tempo" para o IRS?

Um registro de quilometragem é feito a tempo quando é escrito no momento da viagem ou logo depois. A Publication 463 afirma que "um registro mantido a tempo tem mais valor do que uma declaração preparada depois, quando geralmente falta uma lembrança precisa", e que um registro mantido semanalmente, com o uso da semana, é considerado um registro feito a tempo.

Reconstruir um ano inteiro de milhas a trabalho de uma vez só antes de entregar a declaração é o erro mais comum no registro de quilometragem. Um total estimado em abril não está ligado a viagens, datas ou finalidades específicas, então o auditor não tem com o que compará-lo e pode rejeitá-lo. Um registro semanal é o mínimo na prática; um diário é mais seguro.

• Registre no mesmo dia. Até uma anotação de uma linha ("ter., banco e depois fornecedor, 34 mi") vale mais do que um registro perfeito escrito meses depois.
• Anote a finalidade enquanto se lembra dela. As distâncias podem ser reconstruídas com um mapa; o motivo de uma viagem, em geral, não.
• Feche cada semana. Uma revisão semanal de cinco minutos pega as viagens que faltam enquanto a agenda ainda está fresca na memória, e o registro semanal é justamente o exemplo de registro feito a tempo que o próprio IRS dá.

O registro de quilometragem pode cobrir só uma parte do ano?

Sim, em alguns casos. A Publication 463 permite a amostragem: você pode manter um registro adequado durante parte do ano fiscal e usá-lo para comprovar o uso profissional do ano inteiro, mas precisa mostrar, com outras provas, que o período da amostra representa como você usou o carro o ano todo. Uma temporada de uso fora do comum não serve.

A Publication 463 também flexibiliza a coluna da finalidade para rotas repetidas. Um representante de vendas que visita clientes ao longo de uma rota fixa pode anotar a extensão da rota uma única vez e depois a data de cada viagem, no momento ou logo depois, mais o total de milhas do ano, sem escrever a finalidade de cada viagem.

Quais milhas contam como milhas a trabalho?

Milhas a trabalho são as rodadas para a sua atividade profissional ou empresa: visitar clientes, ir de uma obra a outra, buscar material, ir a uma reunião de negócios. A Publication 463 trata o trajeto entre a sua casa e o seu local de trabalho principal ou habitual como deslocamento pessoal, e diz que você "não pode deduzir as despesas de deslocamento, não importa a distância entre a sua casa e o seu local de trabalho habitual".

Quando um mesmo trajeto mistura paradas profissionais e pessoais, registre só a parte profissional. A Publication 463 acrescenta que, se você não vai direto de um local de trabalho a outro por um motivo pessoal, não pode deduzir mais do que custaria o trajeto direto.

• Em geral, a trabalho: do local de trabalho até um cliente, de uma obra a outra, do local de trabalho até um fornecedor, uma reunião de negócios fora do seu local de trabalho habitual.
• Em geral, pessoal: de casa até o seu escritório habitual, paradas pessoais no meio de uma viagem a trabalho, compras no fim de semana, de casa até um emprego de meio período num dia de folga do emprego principal.
• Dois locais de trabalho no mesmo dia: o trajeto do primeiro local de trabalho até o segundo é dedutível, sejam os dois do mesmo empregador ou não.
• Local de trabalho temporário: se você tem um local de trabalho habitual fora de casa, a ida e volta de casa até um local temporário na mesma atividade é dedutível. Um trabalho que deve durar 1 ano ou menos em geral é temporário.
• Escritório em casa: se o seu escritório em casa se qualifica como o seu local principal de negócios, as viagens de casa até outro local de trabalho na mesma atividade são dedutíveis. É a Publication 587 do IRS que define esse critério.

Qual é a tarifa por milha do IRS em 2026?

O IRS fixou duas tarifas por milha para uso profissional em 2026. Segundo a página de tarifas padrão por milha do IRS, a tarifa profissional é de 72,5 centavos de dólar por milha de janeiro a junho de 2026 e de 76 centavos por milha de julho a dezembro de 2026. A tarifa para fins médicos subiu de 20,5 para 23,5 centavos, e a tarifa para fins beneficentes continuou em 14 centavos.

Como a tarifa mudou no meio do ano, um registro de quilometragem de 2026 precisa de uma data em cada viagem. Um registro que só diz "8.000 milhas a trabalho" não pode ser dividido entre as duas tarifas, e um registro com datas pode. O exemplo prático abaixo usa 5.000 milhas no primeiro semestre e 3.000 milhas no segundo.

Fonte: IRS, Standard mileage rates, conferido em setembro de 2026. A tarifa profissional de 2025 era de 70 centavos de dólar por milha.

Como calcular a dedução por milha de 2026 com duas tarifas

Multiplique as milhas a trabalho rodadas em cada semestre de 2026 pela tarifa daquele semestre e some os dois resultados. Com 5.000 milhas a trabalho de janeiro a junho e 3.000 de julho a dezembro, a dedução é de US$ 3.625 mais US$ 2.280, ou US$ 5.905 no total pela tarifa padrão por milha.

Aplicar uma única tarifa às 8.000 milhas dá a resposta errada nos dois sentidos: US$ 5.800 a 72,5 centavos subestima a dedução em US$ 105, e US$ 6.080 a 76 centavos a superestima em US$ 175. Só um registro com data em cada viagem sustenta a divisão correta.

Quem pode deduzir as milhas a trabalho, e quando é preciso escolher a tarifa padrão?

Os autônomos deduzem as despesas com o carro no Schedule C ou no Schedule F, segundo o IRS Topic 510. A maioria dos empregados não pode deduzir as milhas não reembolsadas; o Topic 510 lista os reservistas das Forças Armadas, os artistas cênicos qualificados e os servidores públicos remunerados por honorários como os empregados que declaram despesas com o carro no Form 2106.

Para usar a tarifa padrão por milha num carro próprio, você precisa escolhê-la no primeiro ano em que o carro fica disponível para uso na sua atividade; nos anos seguintes, pode alternar entre a tarifa padrão e as despesas reais. Para um carro em leasing, a tarifa padrão precisa ser usada durante todo o contrato. A tarifa padrão não é permitida se você usa cinco carros ou mais a trabalho ao mesmo tempo.

Papel, planilha ou app: qual formato de registro de quilometragem vale?

Os três formatos de registro de quilometragem são aceitos pelo IRS se cada viagem a trabalho tiver data, destino, finalidade e milhas. A diferença prática é a chance de cada formato ser mantido em dia, viagem por viagem, durante doze meses, e a facilidade de somar e dividir os totais na mudança de tarifa de julho.

Qualquer que seja o formato, guarde uma cópia que fique sob o seu controle. Com um app, confira se o registro pode ser exportado como arquivo CSV ou PDF, porque o IRS pode pedi-lo até três anos depois da entrega da declaração.

Por quanto tempo guardar o registro de quilometragem?

Guarde o registro de quilometragem por pelo menos 3 anos a partir da data em que você entregou a declaração que pede a dedução, segundo a Publication 463; uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento. Se você deprecia o carro, a Publication 463 também exige registros do uso profissional em cada ano do período de recuperação, que pode ser mais longo.

Guarde uma cópia do registro de cada ano em outro lugar que não o celular ou o caderno em que ele foi escrito, junto com as leituras do hodômetro do primeiro e do último dia do ano. Muitos proprietários simplesmente guardam os registros de quilometragem enquanto tiverem o veículo.

Resumo: registro de quilometragem em conformidade com o IRS

As regras acima, em seis linhas. Esta é uma informação geral, não uma orientação tributária: para o seu caso, converse com um profissional de impostos.

• Toda viagem a trabalho precisa de data, destino, finalidade profissional e milhas; o ano precisa do total de milhas, comprovado pelas leituras do hodômetro no início e no fim.
• O formato é livre: papel, planilha ou app, todos valem. O que o IRS confere é o detalhe e o registro feito a tempo.
• Registre no momento ou logo depois: o registro semanal é o exemplo do próprio IRS de registro feito a tempo; um ano reconstruído de memória é o ponto fraco na maioria das fiscalizações.
• O trajeto casa-trabalho não é milha a trabalho: ir de casa ao seu local de trabalho habitual é pessoal, seja qual for a distância.
• 2026 tem duas tarifas profissionais: 72,5 centavos de dólar por milha até 30 de junho e 76 centavos a partir de 1º de julho, então todo registro precisa de data.
• Guarde o registro por 3 anos após a entrega da declaração, ou mais, se você deprecia o carro.

Mantenha um registro de quilometragem para o IRS no iPhone sem escrever à mão

O WrenchTime não é um produto fiscal e não decide o que é dedutível; ele registra os fatos brutos com que um registro de quilometragem é montado. Pareie o som do carro por Bluetooth uma vez e cada viagem se registra sozinha com data, endereços de origem e destino, distância e duração, e soma a sua distância ao hodômetro do veículo com trilha de auditoria completa. O guia do registrador de quilometragem explica como a detecção funciona.

Coloque uma etiqueta Trabalho na viagem e o cliente ou a obra na nota dela, e a finalidade profissional fica escrita no mesmo dia em que você dirige. Na hora de declarar, a exportação em PDF por veículo lista o início e o fim de cada viagem com data e endereço, distância, etiquetas e notas, com totais, e pode ser restringida à etiqueta Trabalho. O histórico de viagens é mantido por tempo indeterminado, a não ser que você o encurte em Ajustes, Dados e iCloud.

A exportação em CSV e PDF está incluída na versão gratuita, que registra até 10 viagens por semana em 1 veículo; o WrenchTime Pro remove esses limites. Se um dia você passar para o método das despesas reais, o guia sobre registros de manutenção do carro mostra quais recibos guardar junto com o registro.